バックオフィス業務の「７つのムダ」

中小企業診断士　大口憲一

生産年齢人口の減少を背景にして、国や地方自治体は中小企業の労働生産性の向上に力を入れています。

その一環として、業務効率化のための経営支援、補助金などの施策が展開されています。

ただ、実際に業務効率化を推進するうえで、まずは「業務のムダ」を洗い出すことが必要です。

今回はバックオフィス業務で見られる「７つのムダ」を紹介したいと思います。

これは顧客を見ずに社内や上を見ることで生まれる作業のムダです。

例えば、「1枚で足りる内容を何枚もに分厚くする資料作り」「上長を意識した念のためにつくられる資料作り」「上長の忖度のための仕事」が該当します。

これは作業ができずに待っているムダです。

例えば、「承認印が多く、押印待ちで作業が停滞する時間」「上長の返事を得るための待ち時間」「部門間の連絡が悪く回答待ち（電話やメール）になる時間」が該当します。

これは、縦割りの多階層間・部門間の冗長な情報伝達のムダ、情報伝達が遅いために仕事が進んでやり直すムダです。

例えば、「メールのCCが多くて関係のないものまで目を通す」「何も結論が出ない、通達すれば事足りる一方通行の会議」「意思決定のための根回し、上長に相談してもあいまいな回答で何回もやり直す作業」が該当します。

これは、必要最低限以上の作業のムダ、過去のトラブル対策でとられた処置が今は役に立っていないにも関わらず、「ルールだから」といってずっと続けている作業のムダです。

例えば、「手書きで十分なメモ程度の資料をワープロ化する」「情報の書き写し、再入力、形骸化しているダブルチェック」「電子ファイルで保管されている書類を紙媒体でもファイリングする」が該当します。

これは必要量以上に事務用品、資材を抱えるムダ、作業をため込んでまとめて行うことにより生まれるムダです。

例えば、「過剰な文房具や消耗品、備品のコスト・管理費」「まとめてデータ入力するためにリードタイムが長くかかる」が該当します。

これは付加価値のつかない動作のムダ、曖昧な指示で不安定な状態での作業に発生するムダです。

例えば「ボーっとしている時間」「ネットサーフィンなどで闇雲にPCに向かって座っている時間」「PCや設備の操作に不慣れで戸惑う、誰かに聞けない」「書籍、電子ファイル、事務用品、パンフレット、販促資材などを探す」が該当します。

これは、作業ミスとその処置のムダ、管理職の仕事がミスの検出主体になっているようなムダです。

例えば「計算ミス、入力ミス、処理ミス」「仕事の指示の食い違いにより生まれるミス」「報連相がなく、コミュニケーションの悪さから生まれるミス」「人の入れ替わりが激しいのに指導不足により生まれるミス」「1回の処理ロットサイズが大きいことで生まれる大量のミス」が該当します。

これらのムダの中にはITツール等の導入で解決するものもありますが、組織文化等を意識した抜本的な意識改革が必要なものもあります。

その際は、客観的な視点でアドバイスができる中小企業診断士の活用をご検討ください。

以上